Việc chuẩn bị kế hoạch ngân sách kỹ lưỡng đóng vai trò quyết định đến sự thành công và tính chuyên nghiệp của toàn bộ sự kiện. Hiểu rõ các hạng mục trong chi phí tổ chức lễ khai trương sẽ giúp doanh nghiệp chủ động điều phối nguồn lực tài chính, tối ưu hóa các trang thiết bị và đảm bảo quy trình vận hành diễn ra suôn sẻ, ấn tượng nhất. Bài viết này Sự kiện Thiên Phú sẽ giúp bạn nắm rõ tất tần tật các chi phí liên quan đến lễ khai trương, cùng xem ngay nhé!

Tổng hợp các hạng mục chi phí tổ chức lễ khai trương bắt buộc

Để quản lý ngân sách hiệu quả, chủ đầu tư cần phân tách rõ ràng các nhóm thực thể từ thiết bị phần cứng đến các yếu tố trang trí và nhân sự vận hành. Việc liệt kê chi tiết từng hạng mục nhỏ trong mỗi nhóm không chỉ giúp kiểm soát chi phí tổ chức lễ khai trương mà còn tránh được các sai sót về kỹ thuật trong quá trình lắp đặt không gian sự kiện.

Chi phí thuê thiết bị sự kiện (Âm thanh, ánh sáng, sân khấu)

Hệ thống hạ tầng kỹ thuật đóng vai trò là khung xương của toàn bộ chương trình, đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng tiến độ và chuyên nghiệp.

• Loa kéo và dàn âm thanh chuyên nghiệp: Tùy thuộc vào quy mô và diện tích khu vực tổ chức mà doanh nghiệp có thể lựa chọn loa kéo di động hoặc dàn âm thanh công suất lớn. Chi phí cho các gói âm thanh cơ bản thường dao động từ vài triệu đồng, đảm bảo truyền tải thông điệp rõ ràng, sống động đến toàn bộ khách mời tham dự lễ khai trương của bạn.
• Đèn par led và hệ thống ánh sáng: Ánh sáng đóng vai trò tạo hiệu ứng thị giác và làm nổi bật các hoạt động diễn ra trên sân khấu chính. Các loại đèn par led màu hoặc đèn chiếu sáng trắng giúp không gian trở nên lung linh và thu hút sự chú ý của người qua đường. Chi phí này phụ thuộc vào số lượng thiết bị và thời gian lắp đặt thực tế tại công trình.
• Khung backdrop và thảm đỏ: Đây là khu vực quan trọng để nhận diện thương hiệu và tạo nơi chụp ảnh sang trọng cho khách mời. Khung backdrop được căng bạt hiflex hoặc decal chuyên nghiệp kết hợp cùng thảm đỏ trải dài tạo nên sự trang trọng cần thiết. Chi phí thuê khung và thảm đỏ thường tính theo mét vuông hoặc theo gói kích thước tiêu chuẩn của đơn vị cung cấp thiết bị.
• Bàn ghế và phụ kiện đi kèm: Doanh nghiệp có thể lựa chọn bàn bar sang trọng cho các sự kiện phong cách hiện đại hoặc bàn chữ nhật truyền thống kèm khăn phủ cao cấp. Số lượng bàn ghế cần được tính toán dựa trên danh sách khách mời để đảm bảo sự thoải mái. Giá thuê mỗi bộ bàn ghế thường khá rẻ nhưng tổng chi phí sẽ thay đổi tùy theo mẫu mã yêu cầu.

Chi phí trang trí không gian (Hoa tươi, cổng chào, bóng bay)

Sự chỉn chu trong khâu trang trí là yếu tố tạo nên cảm xúc và ấn tượng thị giác mạnh mẽ, giúp bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp in sâu vào tâm trí khách hàng.

• Hoa tươi và hoa chúc mừng: Hoa tươi xuất hiện tại cổng chào, trên bàn tiệc và khu vực sân khấu giúp không gian trở nên rạng rỡ và tràn đầy sức sống. Chi phí cho hoa tươi thường chiếm một phần đáng kể tùy vào loại hoa sử dụng là hoa nội hay hoa nhập khẩu. Những lẵng hoa chúc mừng lớn cũng góp phần tạo nên không khí tưng bừng cho ngày khai trương.
• Cổng hơi hoặc cổng bóng bay: Cổng chào là điểm nhấn đầu tiên thu hút ánh nhìn từ xa, định vị vị trí tổ chức sự kiện một cách rõ nét. Cổng hơi thường có kích thước lớn, màu sắc nổi bật trong khi cổng bóng bay mang lại cảm giác mềm mại và đa dạng về hình khối. Chi phí trang trí cổng chào sẽ thay đổi dựa trên độ phức tạp và kích thước của thiết kế.
• Trang trí khu vực check-in: Một khu vực chụp ảnh được thiết kế tỉ mỉ với bóng bay, phụ kiện thương hiệu sẽ khuyến khích khách mời ghi lại những khoảnh khắc đẹp. Việc đầu tư vào góc check-in giúp lan tỏa hình ảnh sự kiện lên các mạng xã hội một cách tự nhiên. Chi phí này thường bao gồm nhân công lắp đặt và các vật liệu trang trí đặc thù theo yêu cầu.

Chi phí nhân sự thực hiện (MC, PG/PB, múa lân sư rồng)

Con người chính là linh hồn của sự kiện, đảm bảo các hoạt động được kết nối mạch lạc và tạo ra không khí sôi động, chuyên nghiệp cho buổi lễ.

• MC dẫn chương trình: Người dẫn chương trình đóng vai trò điều phối các hạng mục và kết nối doanh nghiệp với khách mời tham dự. Một MC chuyên nghiệp có khả năng xử lý tình huống linh hoạt và truyền tải thông điệp thương hiệu một cách cuốn hút. Chi phí thuê MC phụ thuộc vào kinh nghiệm, sự nổi tiếng và thời gian làm việc trong suốt buổi lễ khai trương.
• Đội ngũ PG và PB: Nhân sự lễ tân có nhiệm vụ đón khách, hướng dẫn vị trí chỗ ngồi và hỗ trợ trong nghi thức cắt băng khánh thành. Đội ngũ PG và PB với ngoại hình sáng và thái độ phục vụ chuyên nghiệp giúp nâng tầm đẳng cấp cho sự kiện. Giá thuê nhân sự này thường được tính theo buổi và có thể tăng thêm nếu có yêu cầu về trang phục riêng.
• Múa lân sư rồng: Trong văn hóa Việt Nam, múa lân sư rồng là yếu tố phong thủy quan trọng mang ý nghĩa cầu chúc may mắn và phát đạt. Tiếng trống lân rộn ràng giúp khuấy động không khí và thu hút sự quan tâm của đông đảo quần chúng xung quanh. Chi phí cho đoàn lân tùy thuộc vào số lượng lân, rồng và các bài diễn đặc sắc mà doanh nghiệp lựa chọn.

Chi phí tiệc đãi khách (Teabreak, Finger Food)

Ẩm thực là lời cảm ơn chân thành của chủ doanh nghiệp gửi tới khách mời, giúp kéo dài thời gian tham dự và tạo cơ hội giao lưu thân mật.

• Tiệc ngọt teabreak đơn giản: Thực đơn thường bao gồm các loại trái cây mùa, bánh ngọt nhỏ xinh và trà hoặc cà phê thanh đạm. Đây là lựa chọn phổ biến giúp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo sự lịch sự và tinh tế cho buổi lễ. Chi phí teabreak thường được tính dựa trên số lượng khách mời với đơn giá dao động linh hoạt theo thực đơn.
• Tiệc mặn và finger food: Đối với các sự kiện cao cấp, doanh nghiệp có thể lựa chọn các món khai vị mặn được trình bày đẹp mắt và dễ dàng thưởng thức. Finger food đòi hỏi quy trình chế biến và phục vụ khắt khe hơn nên mức chi phí thường cao hơn tiệc ngọt. Việc lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín sẽ đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm và khẩu vị cho khách.

Chi phí ấn phẩm truyền thông và quà tặng

Các ấn phẩm quảng bá và quà tặng tri ân giúp duy trì sự kết nối giữa thương hiệu với khách hàng ngay cả khi chi phí tổ chức lễ khai trương đã được tất toán.

• Thiết kế và in ấn quảng cáo: Các hạng mục như standee, băng rôn, thiệp mời cần được thiết kế đồng bộ với màu sắc thương hiệu để tạo sự chuyên nghiệp. Chi phí in ấn thường phụ thuộc vào chất liệu bạt, số lượng bản in và kích thước khổ lớn hay nhỏ. Việc chuẩn bị sớm các ấn phẩm này giúp doanh nghiệp chủ động trong công tác truyền thông trước khi bắt đầu sự kiện.
• Quà tặng tri ân khách hàng: Voucher giảm giá, sản phẩm dùng thử hoặc quà lưu niệm nhỏ là cách hiệu quả để khuyến khích khách hàng mua sắm ngay tại lễ khai trương. Chi phí quà tặng cần được cân đối trong ngân sách tổng thể để đảm bảo tính thiết thực và ý nghĩa. Một món quà được đóng gói chỉn chu sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp về sự chu đáo của doanh nghiệp.

Bảng báo giá tổ chức lễ khai trương trọn gói theo quy mô (Tham khảo)

Tùy vào khả năng tài chính và mục tiêu tiếp cận khách hàng, các doanh nghiệp có thể lựa chọn các gói dịch vụ khác nhau để tối ưu hóa nguồn lực. Việc tham khảo bảng giá giúp bạn nhanh chóng xác định được phân khúc phù hợp nhằm cân đối chi phí tổ chức lễ khai trương mà vẫn đạt được hiệu quả truyền thông tốt nhất.

Gói tiêu chuẩn (Quy mô nhỏ & vừa)

Đây là giải pháp tối ưu cho các hộ kinh doanh cá thể, shop thời trang, quán cafe hoặc spa mini muốn tối ưu hóa chi phí nhưng vẫn đảm bảo sự trang trọng và yếu tố phong thủy "đầu xuôi đuôi lọt". Gói dịch vụ này tập trung vào các hạng mục cốt yếu nhất như trang trí mặt tiền, âm thanh vừa đủ và nghi thức múa lân cầu may, giúp tạo không khí rộn ràng, thu hút sự chú ý của người qua đường trong ngày đầu mở bán.

• Ngân sách: 10.000.000 – 18.000.000 VNĐ
• Hạng mục tiêu biểu:
  • Backdrop chụp ảnh (Hiflex/Formex) & thảm đỏ.
  • Hệ thống âm thanh loa kéo chuyên dụng hoặc 2 loa full.
  • Đội Múa Lân (2 lân, 1 địa, 1 tài) khai mạc.
  • Bộ dụng cụ cắt băng khánh thành (khay, kéo, hoa vải).
  • MC dẫn chương trình và kịch bản cơ bản.

Gói chuyên nghiệp

Gói chuyên nghiệp được thiết kế dành cho các doanh nghiệp, showroom hoặc chi nhánh ngân hàng mong muốn khẳng định sự chuyên nghiệp và uy tín ngay từ ngày đầu ra mắt. Không chỉ dừng lại ở phần nhìn, gói này tập trung vào trải nghiệm của khách mời với đội ngũ PG đón khách chu đáo và tiệc trà (tea break) nhẹ nhàng. Đây là lựa chọn hoàn hảo để kết nối mối quan hệ với đối tác và khách hàng thân thiết trong một không gian chỉn chu, lịch sự.

• Ngân sách: 25.000.000 – 45.000.000 VNĐ
• Hạng mục tiêu biểu:
  • Sân khấu lắp ghép, backdrop thiết kế cao cấp theo nhận diện thương hiệu.
  • Hệ thống âm thanh 4 loa công suất lớn, đèn Par Led chiếu sáng sân khấu.
  • Tiệc Teabreak (Bánh ngọt, trái cây, trà/cà phê) cho 30-50 khách.
  • Đội ngũ PG (2-4 người) đón khách, hỗ trợ cắt băng.
  • MC chuyên nghiệp có kinh nghiệm dẫn dắt sự kiện doanh nghiệp.
  • Rượu Champagne và pháo điện tạo hiệu ứng cao trào.

>>> Xem chi tiết: Cách tổ chức lễ khai trương văn phòng mới chuẩn phong thủy, rước tài lộc

Gói cao cấp

Giới thiệu: Đây là gói dịch vụ "All-in-one" dành cho các trung tâm thương mại, nhà máy, dự án bất động sản hoặc các lễ khai trương có sức chứa lớn. Điểm nhấn của gói này là sự bùng nổ về hiệu ứng thị giác với màn hình LED hiện đại, âm thanh ánh sáng chuẩn sân khấu biểu diễn và các tiết mục nghệ thuật đặc sắc. Gói dịch vụ không chỉ là một buổi lễ mà còn là một chiến dịch truyền thông mạnh mẽ, giúp thương hiệu gây ấn tượng đậm nét với giới truyền thông và công chúng.

• Ngân sách: Từ 50.000.000 VNĐ trở lên
• Hạng mục tiêu biểu:
  • Màn hình LED P3 thay cho backdrop truyền thống, trình chiếu clip giới thiệu doanh nghiệp.
  • Nhà bạt không gian hoặc dù che khổ lớn (nếu tổ chức ngoài trời).
  • Hệ thống âm thanh Line Array, dàn ánh sáng Moving Head, Beam, máy khói.
  • Đội múa Lân Sư Rồng quy mô lớn (4-6 lân, rồng combo).
  • Nhân sự cao cấp: MC nổi tiếng, Ca sĩ, Nhóm nhảy/Nhóm múa hiện đại.
  • Tiệc Buffet hoặc Finger Food cao cấp.
  • Đội ngũ Media: Quay phim, chụp ảnh, Flycam, dựng clip highlight sự kiện.

Bảng giá chi tiết lẻ các hạng mục 

Đối với các doanh nghiệp nhỏ lẻ có nhu cầu tiết kiệm chi phí nên chỉ thuê một vài dịch vụ riêng lẻ, đây là mức giá sàn trên thị trường:

• Thuê múa lân: 3.000.000 - 5.000.000 VNĐ (2 lân + 1 địa + 1 tài + trống).
• Thuê MC: 1.500.000 - 3.000.000 VNĐ/buổi.
• Thuê PG: 500.000 - 800.000 VNĐ/người/buổi.
• Hệ thống âm thanh cơ bản: 2.000.000 - 4.000.000 VNĐ.
• Tiệc Teabreak: 80.000 - 150.000 VNĐ/suất.
• Backdrop (thi công trọn gói): 150.000 - 250.000 VNĐ/m².
• Hoa tươi khai trương: 800.000 - 2.000.000 VNĐ/lẵng lớn.

Lưu ý: Bảng báo giá trên chưa bao gồm phí vận chuyển và thuế VAT 10%.

>>> Xem thêm: 4 mẫu bài phát biểu lễ khai trương ngắn gọn, chuyên nghiệp nhất

5 Yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến chi phí tổ chức lễ khai trương

Thực tế cho thấy không có một mức giá cố định cho tất cả các sự kiện vì ngân sách luôn biến động dựa trên những yêu cầu đặc thù của chủ đầu tư. Hiểu rõ các biến số ảnh hưởng giúp doanh nghiệp có cái nhìn đa chiều và đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn vào chi phí tổ chức lễ khai trương của mình.

• Quy mô khách mời tham dự: Số lượng khách mời tỷ lệ thuận với chi phí dành cho tiệc đãi khách, diện tích thuê không gian và số lượng bàn ghế cần thiết. Một sự kiện đông người đòi hỏi hệ thống âm thanh ánh sáng mạnh hơn và đội ngũ nhân sự phục vụ đông đảo hơn để đảm bảo chất lượng. Việc kiểm soát danh sách khách mời chính xác là cách tốt nhất để ổn định ngân sách.
• Địa điểm tổ chức sự kiện: Tổ chức trong nhà thường tiết kiệm được chi phí lắp đặt nhà bạt không gian nhưng lại hạn chế về diện tích. Ngược lại, sự kiện ngoài trời phát sinh thêm chi phí thuê nhà bạt che nắng mưa, máy quạt công nghiệp hoặc máy điều hòa hơi nước để đảm bảo sự thoải mái. Địa điểm cũng ảnh hưởng đến phí vận chuyển thiết bị và thời gian thi công của đơn vị cung cấp.
• Yêu cầu về chất lượng nhân sự: Việc thuê những người nổi tiếng, KOLs hoặc các MC hạng A sẽ khiến ngân sách tăng lên đáng kể so với việc sử dụng nhân sự chuyên nghiệp thông thường. Tương tự, các đoàn múa lân đoạt giải cao hoặc các nhóm nhảy hiện đại cũng có mức giá thuê khác nhau tùy theo thương hiệu. Doanh nghiệp cần cân nhắc giữa giá trị thương hiệu và chi phí thực tế bỏ ra.
• Thời điểm tổ chức buổi lễ: Các ngày cuối tuần, ngày lễ Tết hoặc các ngày đẹp theo phong thủy thường là thời điểm cao điểm của ngành sự kiện. Trong những giai đoạn này, nhu cầu thuê thiết bị và nhân sự tăng cao dẫn đến giá dịch vụ có thể biến động nhẹ theo thị trường. Việc đặt lịch sớm với các đơn vị cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp giữ được mức giá ổn định và dịch vụ tốt nhất.
• Đơn vị cung cấp dịch vụ: Thuê lẻ từng hạng mục từ nhiều nhà cung cấp khác nhau có thể tạo cảm giác rẻ hơn nhưng lại tiềm ẩn rủi ro về quản lý và đồng bộ kỹ thuật. Ngược lại, lựa chọn công ty sự kiện trọn gói giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí thông qua các gói combo và giảm bớt gánh nặng giám sát. Một đối tác uy tín sẽ đảm bảo tính chuyên nghiệp và chịu trách nhiệm toàn diện cho lễ khai trương.

Việc nắm rõ chi tiết chi phí tổ chức lễ khai trương giúp doanh nghiệp chủ động kiến tạo một khởi đầu rạng rỡ và thành công bền vững. Từ các hạng mục thiết bị, trang trí cho đến nhân sự và tiệc đãi khách, mỗi sự đầu tư hợp lý đều góp phần xây dựng uy tín thương hiệu vững chắc trong lòng khách hàng. Hãy liên hệ với chúng tôi để nhận báo giá chi tiết và giải pháp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất ngay hôm nay.